수출입 계약서(Invoice & Packing List) 작성법 – 기본 양식과 주의사항

 

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수출입 거래에서 계약서는 단순한 종이가 아니라 거래를 증명하고 분쟁 시 법적 증거가 되는 핵심 문서입니다.
특히 **Invoice(송장)**와 **Packing List(포장명세서)**는 통관, 결제, 클레임 처리 등 모든 무역 절차의 기반이 됩니다.

이번 글에서는 초보 무역업자도 쉽게 이해할 수 있는 수출입 계약서 작성법과 주의사항을 정리해 드립니다.

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1. Invoice(송장)란?

Invoice는 수출자가 수입자에게 발행하는 거래 명세서로, 판매 조건과 금액, 물품 정보를 나타냅니다.
세관 신고, 결제, 관세 계산에 사용되며 무역 거래의 필수 문서입니다.

🔍 Invoice 필수 기재 항목:

• Seller(수출자명), Buyer(수입자명)
• Invoice No. (송장번호)
• Invoice Date (작성일)
• Description of Goods (물품명세)
• Quantity (수량)
• Unit Price (단가)
• Total Amount (총금액)
• Incoterms (거래조건: FOB, CIF 등)
• Payment Terms (결제조건)
• Port of Loading (선적항), Port of Discharge (도착항)
• Country of Origin (원산지)

  

✅ 이 항목들은 국제적으로 요구되는 기본 내용으로, 빠지면 통관에 문제가 발생할 수 있습니다.

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2. Packing List(포장명세서)란?

Packing List는 수출자가 화물의 포장 내용과 상세 사양을 명시하는 문서입니다.
운송업체, 세관, 수입자가 화물 확인 및 검수에 사용하는 필수 문서입니다.

🔍 Packing List 기본 기재 항목:

• Shipper (선적자명), Consignee (수취인명)
• Invoice No. (참조 송장번호)
• Packing List No. (문서번호)
• Description of Goods (물품명세)
• Gross Weight (총중량)
• Net Weight (순중량)
• Measurement (용적)
• No. of Packages (포장 개수)
• Packing Method (포장방식)

✅ 포장명세서 내용과 실제 포장 상태가 다르면 통관 지연, 벌금 부과 가능성이 있으므로 주의해야 합니다.

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3. 수출입 계약서 작성 시 주의사항

1️⃣ 계약 조건(Incoterms) 정확히 명시

→ FOB, CIF, DDP 등 조건에 따라 비용 부담, 위험 분기점이 다름 → 반드시 정확히 표기

2️⃣ 수량, 단가, 총금액 정확히 확인

→ Invoice 상 오타, 계산 착오는 결제 지연, 통관 문제, 클레임 발생 가능

3️⃣ 물품명세 영어 표기 통일성 유지

→ Invoice, Packing List, B/L(선하증권), 보험증권 등 모든 문서에서 물품명 동일 표기 필요

4️⃣ 작성일자, 서명 누락 금지

→ 일부 국가 통관은 서명, 날짜 누락 시 서류 재제출 요구

5️⃣ 상대방 요구사항 사전 확인

→ 수입국마다 세관 요건, 필요 문서 다를 수 있음 → 상대방 확인 후 작성

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4. 실전 작성 팁

✔️ 엑셀·워드 템플릿 미리 준비해 사용하면 편리
✔️ 거래처별·제품별 표준 양식 보관 → 반복 거래 시 수정만
✔️ 영문 표기, 숫자 단위(kg, lb, cm, inch 등) 실수 방지
✔️ Invoice·Packing List 번호 일관성 유지

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5. 요약 정리

문서 종류필수 항목

Invoice	수출자, 수입자, 품명, 수량, 단가, 총액, 거래조건, 결제조건
Packing List	수출자, 수입자, 품명, 수량, 포장개수, 중량, 용적, 포장방식

 

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6. 결론

수출입 계약서(Invoice & Packing List)는 무역업의 기본이자 필수 문서입니다.
단 한 줄의 정보라도 누락·오류가 있으면 통관, 결제, 클레임 등 모든 절차에 영향을 미칠 수 있으므로 정확성과 완전성이 중요합니다.

초보 무역업자라면 처음에는 관세사, 포워더 등 전문가와 상담하며 작성하고,
거래가 반복될수록 표준 양식을 정립해 자동화하는 방식을 권장합니다.

👉 다음 글 예고: L/C 신용장 거래란? – 무역 초보를 위한 결제 방식 쉽게 이해하기

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